W celu odbierania legitymacji lub holgramów należy wypełnić formularz:

Jak wypełnić formularz?

W formularzu należy podać swoje imię i nazwisko oraz wyszukać jednostkę zatrudnienia. Jednostki są uszeregowane wg kodu. Listę można przeszukać przewijając ją. W przypadku trudności z odnalezieniem jednostki można sprawdzić jej kod w Katalogu USOSweb. Należy także podać adres e-mail oraz numer telefonu (służbowe).

W sekcji "Uprawnienia" należy podać datę, do której mają obowiązywać uprawnienia (nie zaś dzisiejszą datę). 

W kolejnym kroku należy wskazać jednostkę, dla której pracownik ma odbierać legitymacje lub hologramy. Należy zwrócić uwagę czy uprawnienia mają dotyczyć także podjednostek (np. w przypadku wybrania wydziału podjednostkami będą instytuty, a w przypadku wybrania uczelni - wydziały, instytuty i wszystkie inne jednostki podległe). 

Edycja formularza

W prawym dolnym rogu formularza znajduje się kod składający się z liter i cyfr stanowiący identyfikator wypełnionego dokumentu. Można edytować wypełniony formularz wpisując wskazany ciąg znaków w pole "Powrót do edycji wcześniej wypełnionego formularza".

Kto podpisuje formularz?

Formularz podpisuje:

• specjalista ds. ochrony danych osobowych (wykaz specjalistów i zastępców),
• koordynator USOS (na wydziałach) lub bezpośredni przełożony użytkownika (w innych jednostkach).

Możliwe są sytuacje, w których bezpośredni przełożony i specjalista lub zastępca specjalisty ds. ochrony danych to ta sama osoba.

W jaki sposób złożyć formularz?

Formularz można złożyć w formie:

• papierowej i przekazać osobiście lub pocztą wewnętrzną. Nasz adres znajduje się w zakładce Kontakt. 
• elektronicznej (z podpisami elektronicznymi) i przesłać na adres e-mail: jan.witek@uj.edu.pl.

Jeżeli istotne jest jak najszybsze założenie konta, a nie ma możliwości przesłania formularza podpisanego elektronicznie, to na zasadzie wyjątku możliwe jest wysłanie skanu na adres e-mail: jan.witek@uj.edu.pl, a następnie dostarczenie lub dosłanie pocztą wewnętrzną formularza papierowego.

O czym warto pamiętać?

Warto zachować kopię formularza, co ułatwi jego kolejne wypełnienie w przypadku wygaśnięcia lub zmiany uprawnień. 

Przedłużanie uprawnień

Jeżeli uprawnienia straciły ważność, lub wkrótce ją utracą, należy ponownie wypełnić formularz uprawnień.

W USOS dostępna jest informacja czy zlecenie wydruku legitymacji studenckich jest zrealizowane. Jeżeli tak to zapraszamy po odbiór do biura Działu USOS.