1 września 2014 08:44   Hadrian Jakóbczak

Nowa procedura skreślania studentów, doktorantów i słuchaczy studiów podyplomowych

W związku z trudnościami dotyczącymi określenia statusu studenta po wprowadzeniu skreślenia do USOS (od wpisania decyzji student traktowany jest przez system jako skreślony, mimo że zanim decyzja stanie się ostateczna upływa jednak zwykle jeszcze pewien czas), musimy wprowadzić zmiany w procedurze skreślania studentów.

Po podjęciu przez Dziekana albo Kierownika jednostki decyzji o skreśleniu, NIE WPROWADZAMY tej decyzji w dotychczasowym miejscu (zakładka "Skreślenia/Wznowienia" w formularzu "Programy -> Program osoby"). Zamiast tego wpisujemy odpowiednie informacje poprzez formularz "Programy -> Decyzje administracyjne" (jest on również dostępny po klkinięciu przycisku "Decyzje admin." w formularzu "Programy -> Program osoby"). We wspomnianym miejscu wypełniamy kolejno pola:
- "Data decyzji" - data podjęcia decyzji o skreśleniu przez Dziekana albo Kierownika jednostki;
- "Data wniosku" - można wypełnić w przypadku, kiedy skreślenie następuje na wniosek studenta;
- "Tytuł" - podobnie jak dotychczas, wybieramy odpowiednią pozycję ze słownika (decyzje o skreśleniu studentów mają zawsze prefiks "ADM-SKR%", decyzje dla doktorantów "ADM-SKR-DOKT%", a dla słuchaczy studiów podyplomowych "ADM-SKR-PDP%").

Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy, właściwe teksty są wczytywane automatycznie do pól "Decyzja", "Uzasadnienie", "Pouczenie" i "Otrzymują". Pola te można później edytować, w celu uzupełnienia treści właściwych w kontekście skreślenia danej osoby.

UWAGA: W treści pól będą widoczne parametry rozpoczynające się od znaku "&", np. "&p_pan_pani". Zostaną one automatycznie zamienione na poprawne wersje odpowiednich zwrotów w momencie generowania wydruku decyzji, nie trzeba ich usuwać ani zmieniać.

Decyzję, po niezbędnej edycji jej treści, drukujemy przyciskiem "Drukuj" i wydajemy zgodnie z obowiązującymi procedurami administracyjnymi.

O ile upłynął już niezbędny czas, zostały dopełnione formalności i decyzja wydana w powyższy sposób jest już decyzją ostateczną, wpisujemy ją w zakładce "Skreślenia/Wznowienia" formularza "Programy -> Program osoby", podając jako datę skreślenia datę kiedy decyzja stała się OSTATECZNA. Od tego momentu USOS będzie traktował studenta jako skutecznie skreślonego. Nie musimy edytować dodatkowo treści tej decyzji, ani ponownie jej drukować.

Dla ułatwienia kontroli całego procesu został w USOS zdefiniowany filtr "JEDNOSTKA - osoby nieskreśl. z dec. adm. o skreśl.", pokazujący osoby, które mają wystawioną decyzję administracyjną o skreśleniu, a nie mają jeszcze wpisanej ostatecznej daty skreślenia.

Z opisanej procedury można zacząć korzystać od razu. Ostatecznym terminem jest dzień 1 września. Od tego dnia nie będzie już dostępny dotychczasowy wydruk decyzji o skreśleniu z raportów lokalnych formularza "Programy -> Program osoby" (poza skreśleniami archiwalnymi, dokonanymi przed tą datą), a jedynie mechanizm drukowania związany z decyzjami administracyjnymi.

UWAGA: Powyższe zmiany dotyczą tylko skreśleń, dla których wydajemy decyzje administracyjne z USOS. Skreślenia porządkowe (np. przeniesienie na inne studia, śmierć studenta) oraz skreślenia dokonane w trakcie rekrutacji (uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej ...) wpisujemy w dotychczasowy sposób.